こんにちは じん兵衛です。
対外的なビジネスメールや社内メールの文中書き出し部分でよく使われる「標記の件」とか「表記の件」ということば。
意味に違いがあるとしたら、文中で使う際はどちらを使えばいいのでしょうか？
聞かれてみると意外に答えづらいものです。
じん兵衛が「標記」と「表記」の違い、及びそれぞれの使い方を解説します。
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「標記」はメールや文書などの文中で使います
メールや文書の頭の部分には、その内容を端的に表すためのタイトルもしくは件名を付けるのが一般的です。
- 新車発表のご案内
- 〇〇会議開催のご案内
- 〇〇日程変更のお願い
など、タイトルや件名が書かれていれば、読み手にしても、メールや文書にどんなことが書かれているのかが一目でわかるのでとても助かります。
そんな役割をもった、メールや文書におけるタイトルや件名を「標題」といいます。
そして、標題としてしるすことを標記といいます。
ですから、メールや文書のタイトルあるいは件名として書いたことを本文中で再度述べる際には、同じことばの重複をさけて「ひょうきの件」などのような表現を用いることがあります。
この場合の「ひょうき」は「標題」のことをさしておりますので、
「標記の件」と書くのが正しい使い方となります。
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辞書的な意味を比較すると
標題としてしるすこと。また、その内容。
しるしとしてつけること。またその内容。
使われ方は、
メールや文書などにつけたタイトルや件名（標題）をさして
「標記の件につきまして〇〇します」
書かれたもの。
表に書くこと。
使われ方は、
カタカナで表記する。
「数学」と表記されたノート
表記の住所に送って下さい
と説明されています。
以上のように、標記と表記には違いがあります。
覚え方としては、
標記は、標題（タイトル、件名）
表記は、表書き
「標」と「表」の違いを別のたとえで説明するなら、
「標題」は
本の目次として書かれ、
「表題」は
本の題名、タイトル名として書かれます。
また、
表書きに「〇〇日程変更のお知らせ」と書かれている封筒を受け取った。
中の文章を読むと通常の挨拶文のあとに、「表記の件につきましては・・・」と書かれていた場合、
「表記」とは、封筒に表書きされた「〇〇日程変更のお知らせ」のことをさしています。
しかし、開封したら、文章の頭に件名：「△△への集合時間について」と書かれていた。
このような場合、
標記の件は、「△△への集合時間について」をさし、
表記の件は、「〇〇日程変更のお知らせ」をさします。
理屈からいえば、
「表記の件と標記の件につきましては〇〇〇〇云々」と書いてもいいわけです。
このように、標記と表記は使いわけられるのですが、
実際のビジネス文書においては両方を同じ意味合いで使っており、
「表記の件」と書くよう統一されている会社もあるようです。
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「標記の件」も「表記の件」も使わずスッキリと
標記や表記と書けば、本文の中で同じことばを重複して書く必要がなくて便利なのですが、
そのことでどちらの文字を使うのかと悩むくらいなら、
いっそ使わないほうがスッキリします。
社内メールなら、
営業三課の〇〇です。標記の件につきまして次の要領で開きますので、
皆様ご準備のうえご参加下さいますようお願いいたします。目的： ・・・
日時： ・・・
場所： ・・・
・
・
と書くのを止めて
件名：〇〇会議のご案内
営業三課〇〇です。
〇〇会議についてのご案内です。
次の要領で開きますので、皆様ご準備のうえ
ご参加下さいますようお願いいたします。
目的： ・・・
日時： ・・・
場所： ・・・
と書けばいいだけです。
むしろこの方がスッキリしていると思われませんか。
それに、ビジネスメールの文例集をみていても、
「標記の件〇〇」という例文は見つけられませんでした。
冒頭部分だけで使うのであれば、
「〇〇会議についてのご案内です。」という書き方のほうがよいと思います。
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