社会人ともなれば、知っていて当然と思われる事柄は多いです。手紙の封筒の書き方もそのうちのひとつです。
メールや手紙をビジネスのパートナーや組織に宛て送る際、封筒の宛名には「御中」をつけるのか、「様」をつけるのかで迷う人がいます。
さらに、宛名が企業全体ではなく特定の「係」ともなれば、どちらを使えばよいか、余計にわからなくなくなるものです。
この記事では、宛名における礼儀正しい表現や、「敬称」の正しい使い方、そしてこれらに関しておさえておきたいくつかのポイントについて説明します。
「係」には「御中」が正しい理由
「〇〇係」とは、特定の個人をさすものではなく、ある仕事を担当する人たちの集まりである部署名・チーム名と考えるのが普通です。
- 履歴書なら「人事部採用係」
- 受験願書なら「願書受付係」
- 懸賞応募ハガキなら「〇〇懸賞係」
など、「〇〇係」を宛名とする機会は多いですが、これらの「係」が意味するのは、特定のチームの集まりだということです。
だから、「〇〇係におられるどなたか様へ」という意味合いで、会社名宛と同じく「御中」をつけるのが正しいのです。
でも「様」を使いたいときはどうする？
そうはいっても、宛名にはできるるだけ「様」をつけたいと思う人もいるはずです。
「〇〇係」に「様」をつけるにはどうしたらよいか。方法を考えてみます。
実は「〇〇係」といった場合、２つのとらえ方があります。
１．部署名であり、複数人で業務を担当している。
２．個人の別名のようなもので、一人の人間しか担当していない。
【１】が世の中の一般的なとらえ方であり、この場合は、「御中」をつけないといけません。
【２】の場合は個人扱いとして「様」をつけても通じます。
結局、「係」に宛てる場合には２通りの書き方ができるんです。
実際、私が勤めていた会社では「採用係の仕事は全部君にまかせるから頼むよ」なんていわれ、採用係＝私の別名という関係でした。
「〇〇係」なんて、会社・組織の規模、業務内容によってどちらにもなりえるんです。
ですから、実際問題として、外部の人間が「〇〇係」の実態にあわせて「御中」と「様」を使い分けるのは無理な話なんです。
結論、宛名が「〇〇係」には「御中」をつけておくのが無難であり間違いないということです。
この記事を読めば「係」に対する疑問も解決できてスッキリしますよ。
ただ、会社、組織によっては〇〇係の業務を一人で担当しており、「〇〇係といえばあの人のこと」と個人の別名のように扱われている場合も考えられます。
そうであれば、「〇〇係様」としてもその会社では通用します。
しかし外部の人間がここまで気をつかうことはありません。
「〇〇係」を宛名にするのであれば、「係」のあとには「御中」をつけるのが無難であり、ビジネスマナーと心得てください。
一人で「係」の仕事をやってる人に「御中」で届いたところで違和感もなく、相手が不機嫌になることもないからです。
「御中」でなく「様」を使うならこの方法
「御中」は形式ばっていて事務的な感じがするから、人間味のある「様」を使いたいと思うあなた。
このように書いてください。
１つの方法は、相手の名前を調べて、
〇〇株式会社
〇〇係 〇〇様とします。
この書き方ならばどこへ出しても通用します。
もう１つの方法は名前がわからないときに使います。
〇〇株式会社
〇〇係 ご担当者様
「担当者」は個人扱いでいいの？という疑問をもたれそうですが心配ありません。
こちらの記事にまとめましたので読んでみてください。
担当の宛名につける敬称は御中か様かどっち？
また、
〇〇係 御中 〇〇様
など、より丁寧にとの思いで、御中と様の両方をつける人もいますが、これは明らかに間違いですので、常識ある人たちから、いい笑いものにされます。
じん兵衛には苦い思いで話がありまして、あなたには、私の二の舞を踏んでほしくないです。
「会社名＋個人名」の場合の「様」の書き方まとめ
封筒の宛名に個人名をいれるなら、会社名、団体名にはなにもつけず、個人名にのみに「様」をそえます。
- 東京株式会社 佐藤太郎 様
- 東京株式会社 営業１課
佐藤太郎 様 - 〇〇市役所 市民課
課長 佐藤太郎 様 - 東京株式会社 人事部
採用ご担当者 様 - 東京株式会社 人事部
採用係 佐藤太郎 様 - 〇〇寺 ご住職 様
- 〇〇神社 宮司 〇〇様
「会社名＋役職名」の場合の「様」の書き方
宛名に役職名を使う場合には、すでに役職そのものが敬意を表している、ということを忘れないでください。
よって、役職に「様」をつけるのは二重敬語となり、間違った使い方になります。
間違った様の使用例
株式会社◯◯ 営業部 〇〇部長様
正しい使用例
株式会社◯◯ 営業部 部長 〇〇様
なお、役職がすでに敬語だからといって、メールや書面の宛名に
株式会社◯◯ 営業部 〇〇部長
とするのも間違いです。
普段の会話では「△△部長」や「▢▢課長」と呼ぶことが一般的です。
しかし、書面にする場合は、「部長 △△様」や「課長 ▢▢様」と記載するのが正しい様の使い方です。
御中の書き方を解説
広辞苑によれば、御中は
「個人あてでない郵便物を出す時、そのあて名の下に添える語」
また、詳解国語辞典には、
「郵便物のあて先が団体・会社などの場合、あて名の下に添える敬称」
と説明されています。
結論、宛名が個人名以外であれば、「御中」をつけるということです。
個人名を宛名にするなら「個人名＋様」にする。
難しい話ではありません。
御中にはこんな意味があります
この「御中」にはどんな意味があるかというと、
「御」は「中」につけた尊敬語であり、「中」とは宛先の中にいる人を指すといわれていますので、
御中とは、組織全体・皆様、どなたか誰か様という意味合いをもちます。
人名に、「様」をそえて敬意を表すのと同じで、
会社・団体名には、「御中」をそえて敬意を表すわけです。
「東京株式会社 御中」なら、
「東京株式会社の社員の方ならどなたでも結構ですのでお受け取り下さい」ほどの意味になります。
御中は便利に使える語
郵便物のあて先が団体・会社などの場合に、宛名の下には「御中」の語を添えますが、
なかなか便利に使える語です。
郵便を送る際に相手の担当者名がわからないときってありますよね。
「この書類をA社の総務部へ郵送しておいてくれ」と指示された場合、
書類を渡すべき担当者名がわかっていれば、
封筒の宛名は「A社 総務部 〇〇様」と書きます。
でも担当者が誰かわからないときはどうしますか？
実際にこういうケースはよくあることです。
こんなときには、「A社 総務部 御中」と書いて郵送します。
あとは、A社の総務部で封筒を開封してくれた、誰かさんが、しかるべき人に渡してくれます。
とはいえ、重要書類を同封する場合は「御中」の宛名書きで送るのはちょっと問題です。
開封した誰かさんに、不適当に扱われ、なにか不都合なことが発生する恐れだってあります。
重要な郵便物なら、事前に担当者名を聞き出し、「A社 総務部 〇〇様」で送るべきです。
こういう心がけは、とても大切なことです。
御中の正しい書き方
封筒の宛名を会社名、団体名、部署名だけにして、個人名を入れないのなら、宛先の下には御中をそえます。
- 東京株式会社 経理課 御中
- 〇〇○市役所 御中
- 〇〇○市役所 市民課 御中
- 〇〇○市役所 市民税係 御中
- 〇〇商工会議所 御中
- 〇〇銀行 〇〇支店 御中
- 東京株式会社 人事部 採用係 御中
- 東京株式会社 懸賞係 御中
- 〇〇寺 御中
- 〇〇神社 社務所 御中
などは、一般的に目にする宛名の形です。
封筒宛名に個人名を入れないのなら、宛先には「御中」をつければよいと覚えましょう。
御中の封筒は誰が開封するか分からない
御中とは、宛名の組織に所属している、「名前はわからないどなたか様」への敬称ですから、組織内にいる人なら誰が開封しても構わないということです。
ですから、特定の人に開封してもらいたいなら、「あなたに宛てた封書です」ということをわかってもらうため、会社や団体名のあとに続けて、個人名を書き「様」の敬称をそえます。
この場合、基本的には名前を書かれている人が封を開けて読みます。
ただ、会社によっては、個人名が書いてあろうが、親展郵便であろうが、会社宛に届いた手紙は会社の人間なら誰が開いても構わないという考えのところも現実にあると聞きます。
自分宛てにきた封書が勝手に開封されるのは、たとえ誰に読まれても構わないないようのものであっても、イヤなものです。
閉じてある信書の封を勝手に開ければ、家族でさえ罪になる信書開封罪に該当すると思うのですが、会社には正当な理由でもあるのでしょうか。
余談ではありますが、個人名を書いておいたから他の人に読まれる心配はないと考えるのは止めたほうがよさそうです。
他の人にはみられたくない内容の手紙は、自宅へ送るのが安全ですね。
どうしても会社宛に送る必要があるなら、二重封筒にして、中の封筒には「個人名＋様」だけを書く方法も考えられますが、
それ以前に、「そんなややこしい手紙を会社宛に送ってくるな」とお叱りをうけそうです。
「〇〇係」のあとに「行」「宛」がついた返信用封筒の直し方
「〇〇係」はそのままで、「行」や「宛」の文字に二重線を引きます。
この二重線は定規を使って引くのがビジネスマナーだといいます。
また、二重線の引き方には二通りの方法があります。
縦書きの場合
・縦にまっすぐ引く
・右上から左下へ斜めに引く
横書きの場合
・横に真っすぐ引く
・右上から左下へ斜めに引く
まっすぐ引く、斜めに引くのどちらの方法を使ってもよいのですが、絶対にやってはいけないことがあります。
それは、
- 何もしないで「行」や「宛」のまま送る
- 「行」や「宛」を、真っ黒に塗りつぶす
- 「行」や「宛」を、修正ペンで消す
- 訂正線が、１本あるいは３本以上
これらの方法はビジネスマナーに反する（美しくない）といわれています。
受け取った相手に不愉快な思いをさせないよう正しい方法で「行」や「宛」の文字に二重線を引いてください。
「行」や「宛」を消したあと「御中」や「様」はどこに書く？
縦書きの場合は訂正箇所の、
・真下に書く方法と、
・左横側に書く方法があります。
右横に書くという人もいるようですが、
縦書きの場合、右の行から左の行に書き進めることを考えると、書き加える文字が、元の文字の右側にくるということには違和感を感じます。
横書きの場合は訂正箇所の、
・消した文字の右に書く方法と
・下側に書く方法があります
上側に書くという人もいるようですが、横書きは上の行から下の行へと書き進めますので、下側に書き加えるの自然の筆運びではないでしょうか。
「行」や「宛」を「御中」に書き直すのはなぜ？
返信用封筒を用意する側は、宛先に自らを呼び捨てる「行」または「宛」と書くのが一般的です。
これは受け取る側が相手への敬意を表すためにしていることです。
「御中」や「様」は相手を敬う表現なので、自分で自分を敬うような形になることは控えるべきと考えるからです。
逆に送る側が宛先を「行」のままにして返送するのは失礼に当たるため、「御中」「様」に書き直して相手への敬意を表すのがマナーとなっているのです。
まとめ
「〇〇係」あてに送る場合は、「係」のあとには御中をつけます
「様」つけるのは、
「〇〇係 〇〇様」
「〇〇係 ご担当者様」
と書く場合のみです。
郵便物のあて先が、会社や団体などの場合は、あて名には「御中」をつける。
会社や団体名に続けて個人名を加える場合は、個人名にのみ「様」をつける。
役職を書く場合には、「役職名＋個人名」様にする。
御中と様の使い分けは、いたって単純なもので、宛名に個人名を入れるか、入れないかで決まります。
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