自分の会社に書類を送る際にるける添え状、書き方には結構迷うことありませんか？
社内文書の郵送やFAXに際しても、送付状は必須です。ただし、社外用とは異なり、内容は簡潔で構いません。
他の会社へ送る際の丁寧な添え状の書き方をまねたのではおかしな文章になってしまいます。
送り先も、
- 社内間
- 本社から支社
- 支社から本社
- 出張先、自宅から会社
など様々です。
書類の種類だって。連絡文書、報告文書、その他、色々あります。
それに、送る方と受け取る方との立場関係からも文面を考えますよね。
この記事では、自分の会社へ書類を送る際の添え状の書き方について例文もまじえて見ていきます。
添え状の宛名と送付元の書き方は？
宛名に社名までは書きませんが、必要に応じて部署名、役職名は入れます。
部署名
役職名
氏名
などを書けば十分です。
- 総務部
人事課 〇〇様 - 営業課長 〇〇様
- 本社第一営業部
営業１課 〇〇様
など。
氏名には「様」をつけるのが無難ですが、お互いの関係から「様」は堅苦しいなとおもえば、「さま」「さん」としてもいいですよね。
送付元の書き方
社名は必要ないですが、支社、支店から送る場合は
〇〇支社（〇〇支店）
部署名
役職名
氏名
連絡先」（電話番号など）
でOKです。
- 営業課 氏名
電話番号 *****
e-mail:****** - 〇〇支店
販売１課 氏名
連絡先:******
e-mail:****
など。
添え状に挨拶文は必要か？
社内文書の郵送時にも送付状が必要かどうか疑問に思う方もいますが、送付状は重要です。
その主な目的は、送付された書類の種類と枚数を受取人に通知することです。送付状がないと、受取人は手元に届いた書類が完全かどうかを即座に確認できません。
「別紙明細書を送付した」「別紙明細書は受け取っていない」といった誤解を防ぐため、書類には必ずどんな書類を送ったかの送付状を添えることがビジネスマナーです。
この原則は自社宛の文書にも当てはまります。ビジネスの場では日々数多くの文書をやり取りするため、たとえ社内の親しい相手であっても、送付状を添えることが求められます。
ただし、社外用のものと比較して、社内用の送付状は簡潔であれば十分です。最小限の挨拶と、誰から誰へ、どのような文書を何枚送ったのかを明確に記載するだけで問題ありません。
相手に対し、一言挨拶するのは礼儀ですよね。
時候の挨拶なんかは必要ありませんので、簡単に一言添えます。
- お世話になります。
- お世話になっております。
- いつもお世話になっております。
- お疲れさまです。（上司に対して）
- ご苦労さまです。（部下に対して）
いろんな書き方があるでしょうが、添え状の役目は同封した書類の内容を正しく知らせることです。
挨拶は付け足しのようなもの、深く考えないで簡単に一言添えればいいんです。
もちろん、社内同士で挨拶なんて必要ない。必要事項が正しく伝わればそれでよし、という考えもあります。
どちらが正しいとか間違っているとかの話ではありませんので、自分にあったスタイルを選んでください。
ただ、宛先が上司ともなれば、「お疲れ様です」なんて書くのも気がひけるという人もいるかもしれません。
失礼な書き方をしてマイナス評価を受けたくないという気持ちもありますよね。
それなら、どんな挨拶をしようかなんて考えず、なにも書かいないのも一つの方法です。
相手によって、臨機応変にかまえればいいんです。
添え状の頭語と結語
「拝啓」なんてかきはじめれば、続いて「貴社ますますご清祥の段・・・敬具」なんてことになります。
「拝啓」、「敬具」なんて使いません。
文面が寂しいと思うなら、「前略・・・・早々、かしこ」ぐらいがいいですね。
添え状はいらない？
同じ会社同士で添え状は不要という人もいます。
しかし、挨拶はともかく、書類を送る場合には、どんな書類を何枚送ったかを知らせるのはビジネスマナーです。
そうでないと、「送ったつもりが、入れ忘れていた」なんてことがあっても受け手にはわかりません。
「送った」「もらってない」なんてことを避けるためにも、送った書類の内容を知らせる添え状は必要です。
添え状の内容と中身が違えばすぐに分かります。
添え状のひな形
特に決まった形式はなく、会社によってはひな形が決まっているようなところもありますので、それに従います。
一般的には、以下のような項目を含めます。
日付（右寄せ） 宛先（左寄せ） 送付者名（右寄せ） 連絡先 所属する組織名 件名 （中央寄せ） 書類の概要 （左寄せ） 送付枚数 部数 以上 （右寄せ）
例文
本社営業部より依頼のあった書類を送る場合、
例文１
日付（右寄せ）
宛先（左寄せ）
送付者名（右寄せ）
連絡先
所属する組織名
お世話になっております。 お申し込みのありました書類、
下記の 通りお送りしますので、ご査収願います。
記（中央寄せ）
〇〇（書類名） １部（左寄せ）
〇〇（資料名） ２部（左寄せ）
以上（右寄せ）
例文２
日付
宛先
送付者名
連絡先
所属する組織名
書類送付の件
下記の通り関係書類をお送りしますので、ご査収願います。
記
〇〇（書類名） １部
〇〇（資料名） ２部
以上
例文３
日付
〇〇課 〇〇〇〇様
送付者名
連絡先
所属する組織名
〇〇送付について（中央寄せ）
いつもお世話になっております。
下記の通り送付いたしますのでご査収 の上、よろしくお取り計らいをお願いします。
記
１・〇〇 ５セット
以上
例文４
日付
宛名
差出人
連絡先
所属する組織名
書類送付のご案内（中央寄せ）
この度はお世話かけます。
下記の書類を送付申し上げますので、 ご査収のほどお願い申し上げます。
記
１．〇〇 ５部
２．〇〇 ３部
以上
例文５
日付
宛名
差出人
連絡先
所属する組織名
〇〇の件（中央寄せ）
〇〇の件につきまして、下記のとおり関係書類を お送りします。
ご査収のほどお願い申し上げます。
記
１．〇〇 ５部
２．〇〇 ３部
以上
産休の書類を郵送する際の添え状
日付
〇〇株式会社 総務部 御中
住所
部署名
氏名
連絡先
前略
お世話になっております。
早速ですが、今般の出産に伴う関係書類 につきまして、下記の通り送付いたしま すので、何卒、よろしくお手続き頂きま すようお願いします。
育児休職中は会社や職場に多大なご迷惑 をおかけしますが、ご理解のほどお願い 申し上げます。
なお、何か不足なもの、疑問点がありま したらご連絡ください かしこ
送付書類（中央寄せ）
１．出産手当金申請書 １通
２．育児休暇申請書 １通
以上
自宅から送る場合には、会社名は入れたほうがいいです。
また、送り先は会社によって決まった部署があると思いますで確認してから贈ります。
総務部とか人事部いう組織に送る場合は「御中」をつけます。
担当者名がわかっているなら、、
〇〇株式会社
総務部 〇〇様
にしてもいいです。
封筒には、「申請書類在中」と書いておきます。
自分の会社向けの送付状を作成する際の注意点
自分の会社向けの送付状作成で気をつけたい４つのポイントを解説します。
簡潔であること
送付状は、まっ先に読まれるものです。簡素かつ明瞭な構成が重要です。
関連しない情報は極力省き、要点を明確にしましょう。社内での文書処理では、正確性と速やかさが求められます。余計な言葉や長すぎる記述は避けるべきで、そうしないと送付状を読むのを後回しにされるリスクがあります。
見やすさにこだわる
社内用送付状の作成では、その見やすさに気を配ることが大切です。送付状の左右の配置を適切に使い分け、送付先と送付元が一目で区別できるようにしましょう。また、タイトルは目立つように大きなフォントで中央に配置すると良いでしょう。
送付する文書の一覧は箇条書きにすることで、どの文書をいくつ送ったかがすぐに理解できるようにします。
重要な文書が見落とされないように、送付状は明瞭で簡潔に作成することが求められます。
敬語は最小限使えばよい
社内へ送る文書では、外部文書に比べ、簡潔さが求められており、複雑な敬語は不要です。「です・ます調」の使用で充分です。
例えば、「下記書類を送付させていただきますので、ご査収のほど、宜しくお願い致します」という社外向けの決まり文句は、「下記書類を送付しますので、ご査収ください」に簡略化できます。
また、送付状の宛名が役職名なら、役職名が尊敬を表しているため、「様」や「殿」のような敬称は基本的に不要です。ただし、社内で「殿」の使用が慣習となっている場合は、その慣行に従いましょう。
「〇〇課長」「〇〇課長 殿」などする。
誤字脱字はあってはならない
送付状を作成した後は、誤字や脱字がないか入念にチェックすることが大切です。
誤字や脱字が含まれていると、文書の信頼性が低下し、それにより作成者の評判にも悪影響を及ぼす可能性があります。適宜、同僚や上司にも文書の確認を依頼して、完璧な状態で提出しましょう。
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＞＞手紙の構成について
まとめ
宛先がどこであろうと、送る書類の内容を知らせることはビジネスマナーです。
自社宛に送るから添え状はいらない、なんてことにはなりません。
どんな書類を何枚送ったかだけはちゃんと連絡しましょう。
時候の挨拶、頭語・結語、なんていりません。
添え状に「ご査収願います」と書くのは決まり文句のようになっていますが、単に「お受け取りください」とはチョット違うんですね。
受け取った方もそのように対処しないとできる社会人としては失格になります。
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