自分の会社に書類を送る際の添え状の書き方!例文もご紹介

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自分の会社に書類を送る際の添え状の書き方!例文もご紹介


自分の会社に書類を送る際にも添え状はつけますが、書き方には結構迷いますよね。

他の会社へ送る際の添え状の書き方をまねたのではおかしな文章になってしまいます。

書類を送るのも、社内間、本社から支社へ、支社から本社へ、出張先や自宅から会社へなど様々です。

書類の種類だって。連絡文書、報告文書、その他、色々あります。

それに、送る方と受け取る方との立場関係からも文面を考えますよね。

この記事では、自分の会社へ書類を送る際の添え状の書き方について例文もまじえて見ていきます。

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宛名と送付元の書き方は?

宛名に社名までは書きませんが、必要に応じて部署名、役職名は入れます。

部署名
役職名
氏名

などを書けば十分です。

  • 総務部
    人事課 〇〇様
  • 営業課長 〇〇様
  • 本社第一営業部
    営業1課 〇〇様

など。

氏名には「様」をつけるのが無難ですが、お互いの関係から「様」は堅苦しいなとおもえば、「さま」「さん」としてもいいですよね。

送付元の書き方

社名は必要ないですが、支社、支店から送る場合は

〇〇支社(〇〇支店)
部署名
役職名
氏名
連絡先」(電話番号など)

でOKです。

  • 営業課 氏名
    電話番号 *****
    e-mail:******
  • 〇〇支店
    販売1課 氏名
    連絡先:******
    e-mail:****

など。

挨拶文は必要か?

相手に対し、一言挨拶するのは礼儀ですよね。

時候の挨拶なんかは必要ありませんので、簡単に一言添えます。

  • お世話になります。
  • お世話になっております。
  • いつもお世話になっております。
  • お疲れさまです。(上司に対して)
  • ご苦労さまです。(部下に対して)

いろんな書き方があるでしょうが、添え状の役目は同封した書類の内容を正しく知らせることです。

挨拶は付け足しのようなもの、深く考えないで簡単に一言添えればいいんです。

もちろん、社内同士で挨拶なんて必要ない。必要事項が正しく伝わればそれでよし、という考えもあります。

どちらが正しいとか間違っているとかの話ではありませんので、自分にあったスタイルを選んでください。

ただ、宛先が上司ともなれば、「お疲れ様です」なんて書くのも気がひけるという人もいるかもしれません。

失礼な書き方をしてマイナス評価を受けたくないという気持ちもありますよね。

それなら、どんな挨拶をしようかなんて考えず、なにも書かいないのも一つの方法です。

相手によって、臨機応変にかまえればいいんです。

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頭語と結語

「拝啓」なんてかきはじめれば、続いて「貴社ますますご清祥の段・・・敬具」なんてことになります。

「拝啓」、「敬具」なんて使いません。

文面が寂しいと思うなら、「前略・・・・早々、かしこ」ぐらいがいいですね。

添え状はいらない?

同じ会社同士で添え状は不要という人もいます。

しかし、挨拶はともかく、書類を送る場合には、どんな書類を何枚送ったかを知らせるのはビジネスマナーです。

そうでないと、「送ったつもりが、入れ忘れていた」なんてことがあっても受け手にはわかりません。

「送った」「もらってない」なんてことを避けるためにも、送った書類の内容を知らせる添え状は必要です。

添え状の内容と中身が違えばすぐに分かります。

添え状のひな形

特に決まった形式はなく、会社によってはひな形が決まっているようなところもありますので、それに従います。

一般的には、以下のような項目を含めます。

送付日    (右詰め)
宛先     (左詰め)
送付者    (右詰め)
連絡先
所属する組織名
件名     (中央寄せ)
書類の概要  (左詰め)
送付枚数、部数

例文

本社営業部より依頼のあった書類を送る場合、


                日付 宛先                送付者名 お世話になっております。 お申し込みのありました書類、下記の 通りお送りしますので、ご査収願います。       記 〇〇(書類名)    1部 〇〇(資料名)    2部               以上


                日付 宛先               送付者名      書類送付の件 下記の通り関係書類をお送りしますので、 ご査収願います。       記 〇〇(書類名)    1部 〇〇(資料名)    2部               以上

             日付 〇〇課 〇〇〇〇様     〇〇送付について いつもお世話になっております。 下記の通り送付いたしますのでご査収 の上、よろしくお取り計らいをお願い します。       記 1・〇〇  5セット                以上

              日付  宛名               差出人     書類送付のご案内 この度はお世話かけます。 下記の書類を送付申し上げますので、 ご査収のほどお願い申し上げます。        記 1.〇〇    5部 2.〇〇    3部                 以上





              日付  宛名               差出人      〇〇の件 〇〇の件につきまして、下記のとおり関係書類を お送りします。 ご査収のほどお願い申し上げます。        記 1.〇〇    5部 2.〇〇    3部                 以上

産休するにあたって、自宅から会社宛に書類を送る場合。

                日付 〇〇株式会社 総務部 御中                 住所                部署名                 氏名                連絡先 前略 お世話になっております。 早速ですが、今般の出産に伴う関係書類 につきまして、下記の通り送付いたしま すので、何卒、よろしくお手続き頂きま すようお願いします。 育児休職中は会社や職場に多大なご迷惑 をおかけしますが、ご理解のほどお願い 申し上げます。 なお、何か不足なもの、疑問点がありま したらご連絡ください                かしこ      送付書類 1.出産手当金申請書  1通 2.育児休暇申請書   1通                 以上

自宅から送る場合には、会社名は入れたほうがいいです。

また、総務部という組織に送る場合は「御中」をつけます。

担当者名がわかっているなら、、

〇〇株式会社
総務部 〇〇様

にしてもいいです。

封筒には、「申請書類在中」と書いておきます。

まとめ

宛先がどこであろうと、送る書類の内容を知らせることはビジネスマナーです。

自社宛に送るから添え状はいらない、なんてことにはなりません。

どんな書類を何枚送ったかだけはちゃんと連絡しましょう。

時候の挨拶、頭語・結語、なんていりません。

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