ビジネスメールで最初に目にする件名は、そのタイトルで開封率に大きな影響を与えます。
件名とは、開封をうながすキャッチコピー！
一目で、読み手の関心を引き寄せて、ポチッとクリックさせるだけのインパクトが必要なんです。
- 今すぐ開封すべきか
- あとからにするか
- 時間があったら、みてみようか
- おかしなメールだ、削除しよう
読み手は一瞬で判断をしていきます。
件名は、読み手のアクションを引き出すための重要なキャッチフレーズになるんです。
もっともじん兵衛のように暇な人間は、暇つぶしにとりあえずなんでも開封しますけどね・・・
でも、仕事のできる人ほど忙しいですから、
用件がイメージできない、意味不明な件名のメールなどには付き合ってはくれません。
メールを読んでほしいのに、タイトルには用件がイメージできる情報をいれていない。
こんなメールは、読み手に対して不親切というものです。
では、親切な件名の書き方３か条とはどんなものなのか、みていきましょう。
ビジネスメール件名の書き方３か条
読み手に開封をうながす件名の書き方のコツは、３点です。
- いつのことなのか、日時を具体的に書く。
- なんのことなのか、固有名詞を使って書く。
- どうしてほしいのか、用件を明確にする。
件名は、メールの内容を正しく簡潔につたえるものです。
一目で、用件がイメージできないような抽象的な書き方は避けるべきです。
たとえば、
（なんのお願いなのか、わかりません）
（先日って、いつのことをいってるのか）
（なんの打ち合わせ？打合せに来たいのか、打合せの日時を相談したいのか）
これらの件名からは、用件がはっきりと伝わってきません。
こんな怪しいメールは、用心深い人であれば、直行でゴミ箱行きにしかねません。
件名の書き方としては、最悪といってもいいくらいです。
- 「なんの件」
- 「いつの件」
- 「いつまでに」
- 「自分がしたいこと」
- 「相手に求めていること」
これらのポイントは具体的に表現することです。
よく使う、「今週中に・・・」などの表現も、人によってその解釈が違うと考えましょう。
「○月○日までに」と具体的に書けば、お互いの解釈のいきちがいも生じません。
よい件名の書き方
はどうでしょうか。
これだと、具体的になにを送るかが書かれているので、悪くはないです。
でも、書き方を変えるともっと内容がつたわるようになります。
こちらの方が、よりメールの内容が伝わりやすいですよね。
受信者はメールからのストレスを感じることもないでしょう。
冒頭の最悪とした件名は次のようにするとよいです。
- 件名：お見積書（○月○日付け）ご確認のお願い。
- 件名：○月○日の講習会ご参加のお礼。
- 件名：販促会議資料作成の打合せの日時。
用件が２つあるなら件名も２項目書く
基本は、１つのメールには１つの用件を書くことですが、
用件が２つある場合は、件名も二つの項目にわけで書くと内容がはっきりします。
件名：３回目のプレゼン資料作成他良い書き方
件名：３回目のプレゼン資料作成＋打合せ日時
「＋」のかわりに、「と」でつなぐのもいいです。
件名を「～他」「～など」で終わらせるのは、内容がはっきり伝わらないのでやめましょう。
なお、用件を２項目書く場合は、互いの項目に関連があるものに限ります。
関連のないもの同士だと、読み手が混乱しますので、２つのメールに分けるべきです。
まとめ
ビジネスメールは、あとから見直して内容を確認したい場合もでてきます。
内容に適した件名になっているとあとから探すときに助かります。
- 受け取った相手が一目で用件を理解できる件名か？
- あとから見直そうと思ったときに、すぐに見つかる件名か？
- 迷惑メールと勘違いされない件名か？
ビジネスメールの件名を書くときは、これらのポイントにも気をつけます。
おわりに
手紙でも、メールでも、書き手は自己中心的で一方的になりやすい傾向があります。
自分がわかっていることは、相手もわかっているもの、と勝手に決めつけるんですね。
相手の視点に立って書くことを心がければ、読んでもらえやすい文章となり、仕事もうまく運ぶことでしょう。
なんて、じん兵衛は偉そうにいいますが、いうことだけだったらは誰もがいえますよね。
「人のふり見て我がふり直せ」。
自分宛てのメールで、
「こいつのメールはわかりにくいなぁ～」と感じたら、いい反面教師になりますから、おおいに利用しましょう。
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