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ビジネスメールの件名!そのタイトル読み手に不親切でないですか

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ビジネスメールの件名!そのタイトル読み手に不親切でないですか


こんにちは じん兵衛です。

ビジネスメールで最初に目にする件名は、そのタイトルで開封率に大きな影響を与えます。

件名とは、開封をうながすキャッチコピー!

一目で、読み手の関心を引き寄せて、ポチッとクリックさせるだけのインパクトが必要なんです。

  • 今すぐ開封すべきか
  • あとからにするか
  • 時間があったら、みてみようか
  • おかしなメールだ、削除しよう

読み手は一瞬で判断をしていきます。

件名は、読み手のアクションを引き出すための重要なキャッチフレーズになるんです。

もっともじん兵衛のように暇な人間は、暇つぶしにとりあえずなんでも開封しますけどね・・・

でも、仕事のできる人ほど忙しいですから、

用件がイメージできない、意味不明な件名のメールなどには付き合ってはくれません。

メールを読んでほしいのに、タイトルには用件がイメージできる情報をいれていない。

こんなメールは、読み手に対して不親切というものです。

では、親切な件名の書き方3か条とはどんなものなのか、みていきましょう。

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ビジネスメール件名の書き方3か条

読み手に開封をうながす件名の書き方のコツは、3点です。

  1. いつのことなのか、日時を具体的に書く。
  2. なんのことなのか、固有名詞を使って書く。
  3. どうしてほしいのか、用件を明確にする。

件名は、メールの内容を正しく簡潔につたえるものです。

一目で、用件がイメージできないような抽象的な書き方は避けるべきです。

たとえば、

件名:お願い

(なんのお願いなのか、わかりません)

件名:先日のお礼

(先日って、いつのことをいってるのか)

件名:打ち合わせの件

(なんの打ち合わせ?打合せに来たいのか、打合せの日時を相談したいのか)

これらの件名からは、用件がはっきりと伝わってきません。

こんな怪しいメールは、用心深い人であれば、直行でゴミ箱行きにしかねません。

件名の書き方としては、最悪といってもいいくらいです。

  • 「なんの件」
  • 「いつの件」
  • 「いつまでに」
  • 「自分がしたいこと」
  • 「相手に求めていること」

これらのポイントは具体的に表現することです。

よく使う、「今週中に・・・」などの表現も、人によってその解釈が違うと考えましょう。

「○月○日までに」と具体的に書けば、お互いの解釈のいきちがいも生じません。

よい件名の書き方

件名:議事録をお送りします。

はどうでしょうか。

これだと、具体的になにを送るかが書かれているので、悪くはないです。

でも、書き方を変えるともっと内容がつたわるようになります。

件名:販促会議(○月○日)の議事録をお送りします。

こちらの方が、よりメールの内容が伝わりやすいですよね。

受信者はメールからのストレスを感じることもないでしょう。

冒頭の最悪とした件名は次のようにするとよいです。

  • 件名:お見積書(○月○日付け)ご確認のお願い。
  • 件名:○月○日の講習会ご参加のお礼。
  • 件名:販促会議資料作成の打合せの日時。

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用件が2つあるなら件名も2項目書く

基本は、1つのメールには1つの用件を書くことですが、

用件が2つある場合は、件名も二つの項目にわけで書くと内容がはっきりします。

悪い書き方
件名:3回目のプレゼン資料作成他

良い書き方
件名:3回目のプレゼン資料作成+打合せ日時

「+」のかわりに、「と」でつなぐのもいいです。

件名を「~他」「~など」で終わらせるのは、内容がはっきり伝わらないのでやめましょう。

なお、用件を2項目書く場合は、互いの項目に関連があるものに限ります。

関連のないもの同士だと、読み手が混乱しますので、2つのメールに分けるべきです。

まとめ

ビジネスメールは、あとから見直して内容を確認したい場合もでてきます。

内容に適した件名になっているとあとから探すときに助かります。

  • 受け取った相手が一目で用件を理解できる件名か?
  • あとから見直そうと思ったときに、すぐに見つかる件名か?
  • 迷惑メールと勘違いされない件名か?

ビジネスメールの件名を書くときは、これらのポイントにも気をつけます。

おわりに

手紙でも、メールでも、書き手は自己中心的で一方的になりやすい傾向があります。

自分がわかっていることは、相手もわかっているもの、と勝手に決めつけるんですね。

相手の視点に立って書くことを心がければ、読んでもらえやすい文章となり、仕事もうまく運ぶことでしょう。

なんて、じん兵衛は偉そうにいいますが、いうことだけだったらは誰もがいえますよね。

「人のふり見て我がふり直せ」。

自分宛てのメールで、

「こいつのメールはわかりにくいなぁ~」と感じたら、いい反面教師になりますから、おおいに利用しましょう。

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